Компании регулярно направляют сотрудников на курсы, тренинги или сертификационные программы. Если обучение оплачивает работодатель, это оформляется документально — чтобы зафиксировать обязанности сторон, стоимость и возможные компенсации.
Если кадровый документооборот ведётся в электронном виде, оформление можно упростить. Использование КЭДО позволяет избежать бумажных документов и ускорить процесс согласования.
Когда нужно оформлять обучение
Документальное оформление требуется, если:
- компания полностью или частично оплачивает обучение;
- обучение связано с трудовой деятельностью сотрудника;
- стороны договариваются о компенсации при увольнении до определённой даты.
Как правило, оформляется заявление, согласие, договор об обучении и, в некоторых случаях, дополнительное соглашение к трудовому договору.
Какие документы можно перевести в электронный вид
Через кадровый ЭДО можно оформить:
- заявление сотрудника о направлении на обучение;
- соглашение о компенсации расходов;
- внутренний приказ или распоряжение;
- дополнительное соглашение к трудовому договору (если меняются условия труда или оплаты).
Все документы подписываются электронной подписью и фиксируются в системе. Сотрудник получает доступ через личный кабинет или email.
Особенности при взаимодействии с внешними исполнителями
Если компания оплачивает обучение, организованное внешним поставщиком, может потребоваться оформление договора с физическим лицом — например, если преподаватель или консультант работает как частное лицо. В таких случаях применяется электронный документооборот для физических лиц: договор и акт формируются в системе и подписываются удалённо.
Если исполнитель — самозанятый, он может работать без статуса ИП. При этом важно понимать, как подключить ЭДО самозанятому, чтобы он мог получать документы, подписывать акты и выставлять чеки. Это снижает нагрузку на бухгалтерию и упрощает расчёты.
Что учитывать при работе
- У сотрудника должно быть согласие на ведение электронного документооборота.
- Все подписи должны соответствовать установленному уровню: чаще всего используется квалифицированная электронная подпись.
- Документы хранятся в системе и доступны для проверок или внутреннего учёта.
Оформление обучения сотрудников — обычная задача, не требующая сложных процедур. Если компания уже использует КЭДО, большинство сопроводительных документов можно перевести в электронный вид: от заявления до соглашения о компенсации. В случае взаимодействия с физлицами — как внутренними сотрудниками, так и внешними исполнителями — можно использовать электронный документооборот для физических лиц, без необходимости обмена бумажными копиями.
