Порой проверяющие органы заглядывают в гости и, обнаружив несоблюдение правил по безопасности, назначают огромные штрафы. Как результат, у бизнеса уменьшаются средства на развитие, портится репутация и вырастают внутренние конфликты. Предотвратить такие проблемы помогает продуманный подход к охране труда.
Но одного желания мало: нужно систематизировать все процессы, избежать человеческого фактора и вовремя проверять, не упущено ли что-то важное. Здесь-то и выручает чек-лист по охране труда, причём в удобном электронном варианте. Разберёмся в сути этого подхода и расскажем, как электронная автоматизация избавляет от подобного рода рисков и сберегает средства.
Основные риски нарушения норм охраны труда
Охрана трудящихся – это далеко не формальность, а реальная необходимость. Заодно и государство пристально следит, чтобы компания не экономила на защите сотрудников, ведь любое упущение ведёт к серьёзным последствиям. Что может произойти, если игнорировать базовые нормы?
Пожалуй, самый очевидный риск – это крупные штрафы, которые могут возникнуть по итогам надзорных мероприятий. При постоянном дефиците времени и человеческих ресурсов многие работодатели недооценивают важность профилактики: мол, вроде всё в порядке, чего бояться. Но если инспекция Роструда или прокуратуры найдёт даже мелкую несостыковку, возможны крупные санкции.
В запущенных случаях – когда из-за незакрытых нарушений страдает здоровье сотрудников – и от лишения свободы недалеко. Такие инциденты, как производственная травма, быстро попадают в зону внимания следственных органов. А клиенты и партнеры не желают иметь дело с организацией, где серьезно страдает охрана работников. Да и внутри коллектива теряется доверие, люди начинают настороженно относиться к начальству, ищут более безопасные варианты трудоустройства.
Бывает, что нарушение норм приводит к авариям, повреждению оборудования или пожарам. Тогда приходится не только платить штрафы, но и чинить пострадавшую технику, покрывать компенсации пострадавшим, разбираться с юридическими жалобами.
Всё это легко избежать, если заранее позаботиться о грамотном учете. И не нужно нанимать целый штат специалистов: один электронный инструмент нередко заменяет папки с бумагами и громоздкие инструкции, при этом действуя точечно и более эффективно.
Что такое чек-лист по охране труда и почему он важен
В своё время этот формат пришел из авиации, где каждый шаг перед взлетом должен быть строго отмечен. В области охраны труда логика та же: проверяется, соблюдаются ли нужные правила, присутствуют ли подписанные инструкции и введён ли контроль над исполнением. Чек-лист по охране труда – это упорядоченный список обязательных задач. Сотрудник или ответственный (к примеру, менеджер отдела безопасности) последовательно ставит отметки, отражающие результат.
Подобная схема особенно полезна, когда речь идет о рутинных мероприятиях: от проверки огнетушителей до ведения журнала медосмотров. Прелесть списка в том, что он не дает человеку забыть о каком-то пункте: всё структурировано и разбито на этапы. Использовать чек-лист можно как при еженедельных осмотрах, так и при комплексных мероприятиях на производстве, причем для любого рабочего процесса существует свой формат проверки.
При этом важно, чтобы лист не был бесконечно длинным: если там слишком много подпунктов, люди начинают теряться и формально проставлять галочки. Лучше иметь несколько отдельных блоков для разных направлений охраны труда: медосмотры, пожарная безопасность, средства защиты и т. д.
Преимущества автоматизации чек-листов по охране труда
Почему не обойтись бумажным документом? На практике классические распечатки нередко теряются, а оформление итоговых отчётов превращается в сплошную головную боль. К тому же невозможно быстро найти нужный пункт, проанализировать ошибки или собрать статистику. А ведь правильно оформленный электронный чек-лист даёт сразу несколько преимуществ:
-
Когда компания использует специальные приложения вроде «Сервис-Инспектор», всё заполняется с мобильного девайса. Не нужно вручную переносить данные в компьютер, сканировать или подшивать документы.
-
Компьютеризированная система сама проверяет логику заполнения, не позволит пропустить обязательные поля. А в случае выявления несоответствий можно оперативно поставить задачу на их исправление. Подобная автоматизация снижает роль «человеческого фактора».
-
Весь реестр заполненных форм хранится в облаке. Это значит, что руководитель может в любой момент открыть архив и посмотреть, что творилось на конкретном объекте месяц назад. Нет нужды перебирать стопки бумаги, переживать, что кто-то потерял документ.
И, изучая статистику, можно выявлять повторяющиеся проблемы. Скажем, если на участке №3 постоянно появляется оборудование с оголенными проводами, значит, есть системный сбой. А сотрудники, которые безукоризненно соблюдают правила труда, получают заслуженное поощрение. И если уж придет инспекция, будет сразу видно, что всё проверяется вовремя. Такой подход помогает избегать лишних вопросов и гарантирует надежную систему учёта.
Как автоматизация помогает избежать штрафов и проверок
Многие опасаются, что любая проверка органов труда – это проблема. Но есть секрет: если на предприятии порядок, ревизорам будет не к чему придраться, а значит, риска крупных санкций попросту нет. Электронный формат контрольных списков не только формально фиксирует, что всё выполнено, но и реально помогает совершенствовать процессы.
-
Бывает, что мелочь вроде неисправного щитка оборачивается трагедией. Но если компания ежедневно или еженедельно отмечает в цифровой форме все ключевые позиции, шанс обнаружить проблему до того, как придут надзорные органы, возрастает в разы. Исправить нарушение проще, чем потом платить штраф за халатность.
-
Представители инспекции любят спрашивать: «Покажите журналы, докажите, что работники проходили инструктаж, предъявите протоколы замеров?» Систематизированные данные, сохраненные в сервисе «Сервис-Инспектор», обеспечивают быструю выдачу любого отчёта. Когда всё наглядно, проверка обычно проходит безболезненно и завершается без наказаний.
-
Если инспекция видит хаос и нарушения, она может назначить внеплановые проверки, что сильно тормозит рабочие процессы. Но при цифровой фиксации становится очевидно: за безопасностью здесь следят и стараются избегать аварий. И поводов идти ещё раз у инспекторов меньше.
Системе неважно, случилась ли небольшая оплошность – она позволяет быстро поставить задачу ответственному исполнителю. Благодаря этому руководитель убирает потенциальную угрозу ещё до того, как её заметит сторонняя надзорная организация. По сути, электронная система помогает держать всё в рамках закона без бешеных затрат на лишний персонал и бесконечную подготовку отчётов. А поскольку речь о здоровье работников, то выгода двойная: компания может не бояться за репутацию, а люди получают более безопасные условия.
Как внедрить автоматизацию чек-листов по охране труда
Идея цифрового контроля хороша, но требует разумного подхода. Чтобы всё заработало, важно продумать несколько шагов:
-
Сначала нужно понять, какие пункты входят в чек-лист по охране труда: инспекция рабочих мест, контроль спецодежды, проверка пожарной безопасности. Список лучше формировать с учётом специфики организации.
-
Есть различные решения, но рекомендуют присмотреться к «Сервис-Инспектор», так как эта платформа позволяет быстро загрузить формы и настраивать расписание, а также отслеживать результаты в мобильном приложении. Всё хранится в облачном хранилище, поэтому риск потерять данные минимален.
-
Проще всего зарегистрировать несколько вариантов проверок (ежедневная, ежемесячная, внеплановая), чтобы исполнитель сам понимал, какой формат ему нужен в конкретный момент. Внутри формы – необходимые пункты и подпункты.
-
Любая новая технология может встретить непонимание у тех, кто привык к бумагам. Нужен небольшой инструктаж: показать, как ставить галочки, прикреплять фото, отмечать нарушения.
У «Сервис-Инспектор» предусмотрены автоматические отчёты, где отображаются частые недочеты. На основе такой статистики руководитель принимает управленческие решения: добавляет еще один пункт или меняет порядок инструктажей. И когда основа заложена, система работает «как часы», а сотрудники быстро привыкают, что всё надо вовремя заполнить в электронном виде. В итоге все остаются довольны: меньше бумажной суеты, меньше формальных «простыней», а контроль куда надёжнее.
Заключение
Многие полагают, что требования по охране труда формальны и существуют только для того, чтобы осложнять жизнь. Но подобные убеждения могут дорого обойтись, когда действительно «грянет гром» и проверяющие нагрянут с вопросами, плюс выявятся реальные проблемы на производстве. Гораздо разумнее вплотную заняться безопасностью заранее, ведь применение электронных инструментов позволяет всё упорядочить без грандиозных усилий.
Переход к цифровым методам не означает лишний расход денег, скорее наоборот: сокращаются затраты на бесконечные бумажки, нет нужды возиться с многотомными журналами, упрощается общий контроль. Руководитель видит, что сделано, а что нет, какие пункты нуждаются в доработке, где скрываются потенциальные риски. А главное – повышается безопасность, работники замечают внимательное отношение компании к их здоровью и благополучию. Это позитивно сказывается на атмосфере в коллективе и помогает избегать серьёзных финансовых потерь при инспекционных визитах.
Так что, если цель – снизить риск наказания за нарушение норм, улучшить порядок и избежать расходов на борьбу с последствиями несоблюдения правил – отличным решением станет электронная автоматизация. Примером служит «Сервис-Инспектор» – функциональная платформа, которая берёт на себя рутину и доказывает надзорным органам, что в организации соблюдаются стандарты. Внедрение такого подхода защищает и сотрудников, и сам бизнес от лишних потрясений, ведь проще регулярно проверять, чем в панике выправлять штрафные протоколы.
