Порядок представления предприятиями сведений, необходимых для налогообложения граждан

В соответствии с действующим налоговым законодательством на предприятия, учреждения, организации возлагается обязанность своевременно представлять в налоговые органы сведения, необходимые для налогообложения физических лиц.

В настоящее время существует две формы таких сведений. Первая - справка о доходах физического лица (приложение

№ 3 к инструкции Госналоговой службы РФ № 35 от 29.06.95 г. по применению закона РФ “О подоходном налоге с физических лиц”), по которой представляются сведения о суммах доходов, выплаченных гражданам. Вторая - сведения о расходах физических лиц.

Остановимся подробно на порядке оформления и сроках представления таких сведений.

Справка о доходах физического лица

В правом верхнем углу указывается наименование налоговой инспекции, в которую направляются справки. Заметим, что они направляются в ту госналоговую инспекцию, в которой предприятие зарегистрировано. Направление сведений в налоговые органы по месту прописки граждан, указанных в справке, не требуется. Эта обязанность возлагается на районную налоговую инспекцию, в которой ваше предприятие находится на учете.

1. В разделе “Данные предприятия, учреждения, организации или иного работодателя” формы справки указывается:

1.1. В пункте 1 (“Наименование”) - полное наименование юридического лица, соответствующее данным, указанным в регистрационной карте Государственного реестра предприятий. Физическое лицо, зарегистрированное в качестве предпринимателя и (или) являющееся работодателем, а также частный нотариус указывают свои фамилию, имя, отчество и адрес местожительства.

1.2. В пункте 2 (“Идентификационный номер налогоплательщика”) для юридического лица указывается его идентификационный номер по Государственному реестру предприятий, а для зарегистрированного предпринимателя или частного нотариуса указываются серия и номер свидетельства о государственной регистрации, орган, выдавший это свидетельство, и идентификационный номер.

2. В разделе “Данные физического лица, которому выплачен доход” указываются следующие сведения о физическом лице, которому выплачен доход:

2.1. В пункте 1 (“Фамилия, имя, отчество”) - фамилия, имя и отчество (полностью, без сокращения);

2.2. В пункте 2 (“Вид документа, серия документа, номер документа”) - вид документа, удостоверяющего личность, и его реквизиты;

2.3. В пункте 3 (“Дата рождения”) - число, месяц и год рождения;

2.4. В пункте 4 (“Страна проживания нерезидента”) - наименование страны постоянного проживания иностранного физического лица, не имеющего постоянного местожительства в Российской Федерации (к этой категории относятся иностранные лица или лица без гражданства, которые находились в российской Федерации в общей сложности не более 183 дней в отчетном календарном году);

2.5. В пункте 5 (“Адрес постоянного местожительства в Российской Федерации”) - полный почтовый адрес по месту регистрации физического лица. Данный пункт должен заполняться в соответствии с требованиями почтовых отправлений.

3. В пункте 6 необходимо подчеркнуть, где получен доход: по ОСНОВНОМУ или НЕОСНОВНОМУ месту работы.

К доходам, полученным по месту основной работы (службы, учебы), относятся доходы, полученные физическим лицом от других предприятий, учреждений, организаций и иных работодателей, а также и в тех случаях, когда физическое лицо не имеет постоянного места работы.

4. В пункте 7 справки (“За какие периоды получен доход”) указываются (зачеркиваются) месяцы отчетного периода, в течение которых был получен доход.

5. В пункте 8 справки (“Сумма валового совокупного дохода”) указываются все доходы (без учета сумм коэффициентов и надбавок за стаж работы в местностях с особыми условиями), полученные физическим лицом (в денежной и натуральной форме, в виде материальных выгод и льгот), в том числе по которым налоговым законодательством установлены налоговые скидки и вычеты расходов.

В сумму валового совокупного дохода включаются суммы полученных доходов без вычета скидок и расходов.

5.1. В пункте 8.1 (“Доход, полностью включаемый в состав валового совокупного годового дохода”) указывается общая сумма доходов, из которых не производятся вычеты скидок и расходов, предусмотренных законодательством. К этим видам доходов относятся такие, как оплата труда, дивиденды, страховые выплаты, и т. п.

5.2. В пункте 8.2 (“Доходы, которые в соответствии с законом, в том числе законами субъектов Российской Федерации, не включаются в совокупный облагаемый доход, либо по которым установлены скидки; авторские вознаграждения; доходы, выплаченные физическим лицам, налогообложение которых осуществляется налоговыми органами”) указываются суммы выплат и произведенных из них вычетов сумм скидок или расходов по следующим видам доходов: материальная помощь; подарки; призы; продажа недвижимости; продажа имущества на праве собственности; натуроплата; доходы учащихся в период каникул; предпринимательская деятельность; нотариальная деятельность; сдача в аренду движимого и недвижимого имущества; авторские вознаграждения; доходы, освобожденные частично или полностью от уплаты подоходного налога законодательными актами субъектов Российской Федерации.

6. В пункте 9 справки (“Сумма коэффициентов и надбавок за стаж работы в местностях с особыми условиями”) указывается сумма коэффициентов и надбавок за стаж работы, выплаченных физическому лицу в соответствии с законодательством за работы в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, в высокогорных, пустынных и безводных районах и других местностях с тяжелыми климатическими условиями.

7. В пункте 10 справки (“Из дохода произведены следующие, установленные законом вычеты на общую сумму”) указывается общая сумма вычетов из доходов физического лица, произведенная по следующим основаниям:

7.1. В пункте 10.1 (“Отчисления в Пенсионный фонд”) указывается сумма, фактически уплаченная физическим лицом в пенсионный фонд за отчетный период, в том числе с сумм, указанных в пункте 9;

7.2. В пункте 10.2 указывается сумма вычетов, произведенная в соответствии с пунктами 2-4 и подпунктом “е” пункта 6 статьи 3 закона Российской Федерации “О подоходном налоге с физических лиц” (в дальнейшем по тексту “закон”);

7.3. В пункте 10.3 (“Расходы на содержание детей и иждивенцев”) указывается сумма вычетов, произведенная в соответствии с подпунктом “б” пункта 6 статьи 3 закона;

7.4. В пункте 10.4 (“Прочее”) указывается сумма вычетов, произведенная в соответствии с подпунктами “а”, “в”, “г” пункта 6 статьи 3 закона.

8. В пункте 11 (“Облагаемый совокупный годовой доход”) справки указывается сумма валового совокупного дохода за вычетом всех сумм скидок, расходов и вычетов.

Эта сумма равна пункт 8 - итоговая сумма 3-й графы таблицы 8.2 (пункт 10 за минусом отчислений в Пенсионный фонд с сумм коэффициентов и надбавок за стаж работы в местностях с особыми условиями).

9. В пункте 12 справки (“Облагаемая сумма коэффициентов и надбавок за стаж работы в местностях с особыми условиями”) указывается сумма, определяемая в следующем порядке:

9.1. Если сумма установленных законом вычетов (пункт 10) меньше суммы облагаемого совокупного годового дохода (пункт 8 - итоговая сумма 3-й графы таблицы пункта 8.2 - пункт 10), то пункт 12 равен пункту 9 минус отчисления в Пенсионный фонд с сумм коэффициентов и надбавок за стаж работы в местностях с особыми условиями;

9.2. Если сумма установленных законом вычетов (пункт 10) больше суммы облагаемого совокупного годового дохода (пункт 8 - итоговая сумма 3-й графы таблицы пункта 8.2 - пункт 10), то пункт 12 равен пункту 9 - (пункт 10 плюс итоговая сумма 3-й графы таблицы пункта 8.2 - пункт 8).

10. В пункте 13 справки (“Сумма удержанного подоходного налога с совокупного годового дохода”) указывается сумма удержанного с физического лица подоходного налога с суммы дохода, указанной в пункте 11.

11. В пункте 14 справки сумма удержанного подоходного налога с сумм коэффициентов и надбавок за стаж работы в местностях с особыми условиями указывается сумма подоходного налога, удержанного по ставке 12 процентов с суммы пункта 12.

12. В случае выплаты дохода предпринимателю и неудержания подоходного налога в пункте 13 указываются реквизиты свидетельства о регистрации предпринимательской деятельности (кем и когда выдано, номер и серия).

Обращаем внимание руководителей и главных бухгалтеров, что выплата гражданам наличных денежных сумм на основании доверенностей юридических лиц является одной из форм выплат дохода физическим лицам. Многие считают, что выплаты производятся юридическому лицу, поэтому сведения по форме (№ 3) не представляют. На самом деле наличные деньги выплачивают по паспорту физическому лицу на основании доверенности. Поэтому представление таких данных налоговому органу является на основании статьи № 13 закона РФ “О подоходном налоге с физических лиц” обязанностью предприятий, осуществляющих выплаты.

Подоходный налог с таких сумм не удерживается. Данные используются для проведения встречных проверок по вопросу оприходования денежной наличности. При установлении факта неоприходования денег полученные физическим лицом суммы рассматриваются как доходы, сокрытые от налогообложения, которые взыскиваются в бюджет с применением 100-процентной финансовой санкции и других санкций, предусмотренных статьей 13 закона РФ “Об основах налоговой системы в Российской Федерации”.

Для сообщений сведений такого рода в настоящее время используется форма

№ 3 Требования по заполнению формы о суммах, выплаченных по доверенностям, аналогичная тем, что выдвигаются при заполнении справки о доходах физического лица.

Дополнительно в пункте 5 помимо адреса гражданином указываются полное название предприятия, выдавшего доверенность, его юридический адрес, расчетный счет и наименование банка.

В первой колонке таблицы пункта 8.2 указываются номер, дата выдачи доверенности, во второй колонке - сумма, выплаченная по доверенности.

Указанные выше справки заполняются отдельно по каждому физическому лицу, но не списком по предприятию. Они должны быть заверены печатью предприятия и подписаны главным бухгалтером с указанием его фамилии, имени, отчества.

Одним из новых требований заполнения справок о доходах является недопущение в них каких-либо исправлений, а также заполнение машинописным текстом (примечание к приложению инструкции ГНС

№ 35 от 29.06.95 г.).

Действующее налоговое законодательство предусматривает обязанность предприятий представлять налоговым органам справки о доходах физических лиц, для которых данное предприятие не является основным местом работы, не реже одного раза в квартал в удобный для предприятия срок. Для предприятий г. Владивостока ежегодно устанавливаются следующие сроки - не позднее 30 числа месяца, следующего за отчетным, т. е 30 апреля за 1-й квартал, 30 июля - за 2-й квартал, 30 октября - за 3-й, 30 января следующего года за 4-й квартал отчетного.

На совместителей и граждан, чьи гражданско-правовые отношения с предприятием в течение календарного года носят постоянный характер, сведения разрешено представлять по истечении года до 30 января следующего года по совокупному годовому доходу или по истечении квартала до 30 числа месяца, следующего за отчетным, - в случае, если трудовые отношения прерываются в течение года.

Справки о получении разовых выплат доходов представляются ежеквартально в сроки, оговоренные выше.

Представление предприятиями заявлений в налоговую инспекцию с просьбой разрешить подавать справки реже одного раза в квартал не требуется. С момента опубликования настоящего порядка представления предприятиями г. Владивостока справок о доходах физических лиц он считается официально согласованным с налоговыми инспекциями города.

По истечении календарного года предприятия, не осуществляющие выплаты гражданам в течение года, обязаны письменно информировать об этом налоговую инспекцию. Для удобства предприятия по согласованию с районными налоговыми инспекциями, в данном случае - по письменному заявлению, возможно представление справок на магнитных носителях.

В случае, если справки о доходах физических лиц представляются предприятиями не в полном объеме или позднее установленного срока, должностные лица предприятий привлекаются к административной ответственности в виде штрафа в размере от 2 до 5 минимальных месячных заработков. Кроме того, по предписанию налоговой инспекции у предприятия могут быть закрыты расчетные счета.

Справка о расходах физического лица

На основании письма Государственной налоговой службы Российской Федерации от 20.09.94 г. предприятия должны подавать в налоговые органы сведения о расходах, произведенных физическими лицами, для сопоставления этих данных с суммами полученного гражданами дохода и привлечения их к налогообложению на основании деклараций.

Сведения представляются независимо от суммы расходов и оформляются в свободной форме. Они в обязательном порядке должно содержать следующие данные: фамилия, имя, отчество гражданина, который произвел расходы; полные адресные данные по прописке в паспорте (аналогичные пункту 5 справки о доходах); если гражданин зарегистрирован в качестве предпринимателя без образования юридического лица, указываются номер, дата и кем выдано свидетельство; наименование отпущенного товара (работ, услуг); номер и дата оформления документа, на основании которого произведены расходы (транспортная накладная фактура, приходный кассовый ордер и т. д.), по возможности с представлением копий этих документов.

Сведения о расходах физических лиц оформляются машинописным или печатным текстом.

Автор: Госналогинспекция по Ленинскому району г. Владивостока