Переезд компании в другой офис — потребность, которая может появиться в любой момент. Если помещение перестало устраивать руководство сразу по нескольким параметрам, пора заняться выбором нового. Организацию переезда офиса нередко поручают секретарю. Помощник руководителя должен грамотно, четко и профессионально распланировать все действия. Тогда переезд не превратится в хаос.
Что делать секретарю: приоритетные задачи
На сайте https://dellog.ru/pereezd-ofisa.html можно заказать офисный переезд под ключ. Но сначала секретарю необходимо подготовить эффективный план. Переезд должен быть внедрен в рабочий процесс без ущерба для последнего. Нужно спланировать все до мельчайших деталей, чтобы минимизировать стрессовую ситуацию для компании.
Грамотная организация офисного переезда дает и ряд выгод. Сотрудники могут сплотиться на фоне совместного выполнения определенных действий. В процессе перевозки вещей из одного помещения в другое можно избавиться от лишних предметов, провести документальную ревизию.
Рассказать всем сотрудникам
Оповещение коллектива о готовящемся офисном переезде — задача секретаря. Можно собрать всех на планерке или отправить корпоративную почту. Каждый сотрудник компании должен знать о расположении нового офиса, о том, как до него добраться (схема проезда, парковки).
Составить план и график
Хаотичное выполнение действий по организации переезда недопустимо. Секретарь должен составить четкий план. В нем поэтапно и с указанием сроков исполнения прописываются все действия. Упаковка, погрузка, разгрузка, сборка и другие мероприятия учитываются при разработке плана. Рекомендуется заложить в график дополнительное время на случай форс-мажора.
Выбрать перевозчика
Мувинговые компании предлагают свои услуги по разным ценам. Секретарю следует ознакомиться со стоимостью переезда у нескольких исполнителей, уточнить стаж, квалификацию, посмотреть рекомендации и отзывы. Многое о перевозчике может сказать первичная консультация. В ответ на запрос мувинговые компании обычно предлагают выезд специалиста на объект для оценки объема работ.
Что еще учесть секретарю
При организации офисного переезда секретарь должен разослать соответствующие электронные уведомления партнерам, поставщикам и клиентам, позаботиться о проведении интернета, телефонной линии. Важно не потерять контакты, исключить риски нарушения рабочего процесса компании.
