Когда проводится уничтожение и оцифровка архивных документов

В современном мире компании сталкиваются с необходимостью эффективного управления своими архивами, будь то хранение, оцифровка или уничтожение документов. Это позволяет не только оптимизировать внутренние рабочие процессы, но и избежать серьёзных финансовых рисков, улучшить безопасность и соответствовать правовым нормам. Уничтожение и оцифровка документов могут потребоваться по самым разным причинам, а помочь в этом готовы различные компании, которая имеют большой опыт и занимаются реализацией подобных задач. Цена на уничтожение архивных документов зависит от объема и ряда других факторов.

Причины, по которым заказывают уничтожение документов

Есть несколько основных причин, по которым может потребоваться утилизация документов. Среди них:

• забота о пожарной безопасности, поскольку скопление бумаги может привести к повышенному риску возникновения пожара;
• снижение штрафов в случае, если грозят санкции и проверки относительно соответствия норм документов;
• возможность освободить пространство в офисах, так как архивы могут занимать очень много места, поэтому нередко требуется уничтожить неактуальные документы;
• конфиденциальная информация. Если документация содержит личные или коммерческие данные, она может стать источником утечки. По этой причине стоит уничтожить все, что может, так или иначе, скомпрометировать сотрудников.

Как обычно проводится уничтожение документов. Есть три основных этапа:

1. Отбор дел с истекшим сроком хранения, когда бумаги теряют свою практическую и юридическую ценность.
2. Составление акта о выделении дел к уничтожению.
3. Непосредственно ликвидация документов в конфиденциальной обстановке.

Оцифровка документов: что это такое и когда её используют

Оцифровка документов в архиве – это процесс преобразования бумажных архивов в электронные форматы. Это включает сканирование, систематизацию и хранение документов в цифровом виде. Данный процесс стал неотъемлемой частью управления данными, особенно для организаций с большими архивами.

Преимущества оцифровки:

• цифровые архивы удобнее использовать, так как их можно искать по ключевым словам и другим критериям. Благодаря этому ускоряется процесс нахождения нужной информации и облегчается доступ к нужным данным;
• сохранение документации. Такой способ позволяет хранить важные документы, если бумажные вышли из строя или испортились. Электронные файлы всегда служат дольше, тем более, что всегда можно сделать копию;
• снижение затрат на хранение. Бумажные архивы требуют много места и ресурсов для сохранения документов, а электронным не требуется много места, достаточно иметь диски, имеющие большой объем памяти;
• экологически выгодно. Оцифровка документов снижает затраты на использование бумаги и сокращает количество использованного сырья, что снижает негативное воздействие на ресурсы природы.

Как заказать услугу? Можно обратиться в компанию, которая занимается подобными вопросами. Здесь можно подобрать оптимальную услугу и получить качественно выполненную задачу. Узнать больше можно, если пройти на сайт https://www.archiv.ru/all-services/shredding/. Утилизация документов пройдет гладко, если за дело возьмутся опытные специалисты.