По статистике, предоставленной Lenovo, 71% специалистов почти всё рабочее время проводят за ПК, планшетом или со смартфоном в руках. Это касается не только сферы IT. Для руководителя цифровизация – концептуальное преимущество. Так проще анализировать загруженность сотрудников.
Подходы к оценке загруженности штатных работников
Загруженность сотрудников можно оценивать разными методами. Вне зависимости от выбранной стратегии, руководителю нужно понимать, что цель – не голые цифры, а поиск так называемых «барьеров» и «драйверов». Устранение «барьеров» и стимулирование «драйверов» в бизнес-процессах – вот задача, которую решает анализ производительности.
- Количественная оценка. Тут всё просто, речь идет о мониторинге присутствия работников на своих местах. Типичные методы – журнал на вахте, турникет на КПП, комплексная СКУД.
- Количественная оценка. Тут всё просто, речь идет о мониторинге присутствия работников на своих местах. Типичные методы – журнал на вахте, турникет на КПП, комплексная СКУД.
Какой подход лучше? Это неверная постановка вопроса. Расчет загруженности вашего персонала только тогда дает результат, когда вы реализуете комплексный подход. Скажем, СКУД плюс тайм-трекинг. Но есть нюанс – кто будет осуществлять контроль?
- Внутренний специалист. Нужно ввести отдельную или совмещенную должность. Проблема подхода – субъективность (рано или поздно сотрудник начнет закрывать глаза на «своих»).
- Внешний специалист. Оценку коэффициента загрузки может проводить профессионал на аутсорсинге. Проблема подхода – возможность ухудшения атмосферы в коллективе и снижения мотивации.
- «Отсутствующий специалист». В этом случае работу выполняет автоматизированная система, а руководитель предприятия или его заместитель получает готовые сводки с отчетами.
Автоматизация исключает минусы, присущие первым двум вариантам. Теперь вы знаете, как рассчитать загруженность сотрудников, но это лишь половина пути.
Методы оптимизации на основе расчета загруженности
Если руководитель имеет объективное представление о загруженности сотрудников, он может устранить «барьеры» и запустить «драйверы». Вариантов, как именно это сделать, довольно много, перечислим базовые.
- ограничить доступ к сайтам и приложениям, которые не имеют отношения к работе;
- заблокировать мессенджеры и социальные сети, отвлекающие от должностных обязанностей;
- перераспределить нагрузку внутри отделов и между отделами для обеспечения баланса;
- провести кадровые перестановки, чтобы отделы равномерно и эффективно достигали KPI;
- разработать систему штрафов за систематическое нарушение рабочих правил и регламентов;
- премировать специалистов, эффективность которых оценена наиболее высоко.
·
Оптимизация деятельности штата работников сводится к обеспечению справедливой нагрузки для каждого специалиста. Затем, на основании коэффициента загруженности персонала, определяются и реализуются релевантные мотиваторы. В каждом случае рабочая норма и потери по времени оцениваются индивидуально, потому что технологические процессы в разных компаниях закономерно имеют свою специфику.
Оценка загруженности кажется непростым делом. Еще сложнее выглядит оптимизация на основании результатов проведенного анализа. В действительности, самое сложное – подобрать автоматизированную систему, которая сможет эффективно отслеживать, чем специалисты занимаются на рабочих местах в течение дня. Далее, на основании наглядных отчетов, руководителю не составит труда оптимизировать текущие процессы за счет кадровых и финансовых решений.
