В прошлом, настоящем и будущем будут использоваться различные формы документов. Устные договорённости перешли на бумажные носители, а сейчас переносятся в разнообразные электронные форматы. У электронного документооборота тоже есть свои печати и подписи, они аналогичным образом обсуждаются между учредителями компаний, поменялся только вид инструмента, который во многом превосходит возможности устаревающего бумажного формата.
Принципы работы систем электронного документооборота
Любая автоматизация документооборота в цифровой среде имеет единые принципы работы:
- Быстрый доступ к базе данных из любой географической точки.
- Оперативный поиск нужного документа по разным критериям (порядковые номера, типы использованных форм, уровни доступа и т. д.).
- Разграничение прав (кто-то может только просматривать, другие редактировать, а руководство принять или отклонить результат).
- Шифрование данных или ограничение доступа из внешней среды.
- Моментальная отправка сотрудникам в соответствии с должностными обязанностями.
Перечисленные свойства характерны для всех систем электронного документооборота, вне зависимости от поставщика программного обеспечения. На практике они способствуют оперативной разработке, согласованию и принятию любого решения, оформлению сделки или иного бизнес-процесса.
Безоговорочные преимущества систем электронного документооборота
У цифрового формата обмена документами есть свои сложности, например, поддержка технического состояния компьютерных систем и др. Все вопросы решаются с малыми или большими усилиями, но есть преимущества, которых никогда не будет у физических носителей информации (бумажных документов):
- Расстояния не важны.
- Надёжные цифровые подписи практически невозможно подделать.
- Ошибки при составлении быстро исправляются (не нужно снова распечатывать и собирать согласия в разных отделах).
- Уровни доступа к документации легко контролируются и меняются.
Идеальной системы не существует, но общий уровень скорости делопроизводства у электронной системы значительно выше, чем традиционные формы. Внедрение системы может быть достаточно трудоёмким процессом для больших компаний, но увеличение производительности со временем полностью покрывает финансовые и организационные издержки. Гораздо легче новым компаниям, которым можно сразу начать работать в электронном формате, постепенно подключая новые бизнес-процессы к существующей системе. Сотрудники компании «Финансовые Информационные Системы» готовы подсказать оптимальное решение для вашей организации. На сайте https://fisgroup.ru/ можно узнать подробную информацию о каждом виде ПО для автоматизации документооборота.
